«مدیرتان از شما می‌خواهد که بسته‌ای را به اداره‌ی پست ببرید و ظرف یک‌ساعت به شرکت بازگردید.
شما هم همین کار را انجام می‌دهید و حتی زودتر از ساعتی که مد نظر مدیر بوده، به شرکت می‌رسید. مدیرتان از شما درباره‌ی مسیری که برای رفتن به اداره‌ی پست انتخاب کرده‌اید می‌پرسد و سپس، توضیح می‌دهد که مسیر بهتری هم وجود داشته است.
با وجودی که شما کارتان را به خوبی و با رعایت انتظارات مدیر انجام داده‌اید، اکنون باید در مورد مسئله‌ای بسیار جزئی – که به نظر می‌رسد اهمیت چندانی ندارد – بحث و گفتگو کنید.»
اجازه بدهید داستان دیگری را هم مرور کنیم:
«شرکت تصمیم دارد در آغاز سال جدید، یک جلد کتاب مدیریتی را به همراه یک کارت تبریک، برای مشتریان خود ارسال کند. کتاب انتخاب می‌شود و بسته‌بندی‌ها هم آماده می‌شود. همکاران واحد تبلیغات هم، آدرس‌ها رو روی بسته‌ها می‌چسبانند تا تحویل‌شان ساده‌تر باشد. مدیر در تک تک مراحل، جزئیات را بررسی کرده و اظهار نظر می‌کند. در نهایت، محل چسباندن آدرس روی بسته‌ها هم دقیقاً بر حسب واحد سانتی‌متر توسط مدیر ابلاغ می‌شود و به این شیوه، تمام شرکت درگیر پروژه‌ای می‌شود که به سادگی می‌توانست توسط یک یا دو نفر از واحد تبلیغات، با رعایت استاندارد مطلوب و ملاحظات متعارف شرکت، انجام شود.»
اگر این داستان یا داستان‌هایی از این دست برایتان آشناست، می‌توان گفت شما هم مدیریت ذره بینی و نگاه خرده بین در مدیریت را تجربه کرده‌اید.
درس حاضر به این رفتار مدیریتی اختصاص دارد:
- تعریف مدیریت ذره بینی چیست؟
- ریشه‌های شکل‌گیری مدیریت ذره بینی چیست؟
- تبعات مدیریت ذره بینی چیست؟
- راهکارهای رویارویی با مدیریت ذره بینی چیست؟
- همکارانی که هزینه‌ی همکاری با آن‌ها بالاست
تاریخچه و تعریف مدیریت ذره بینی چیست؟
مدیریت ذره بینی یا خرده بینی در مدیریت، ترجمه‌ای است که برای اصطلاح Micromanagement به‌کار می‌رود.
با توجه به مثال‌هایی که در ابتدای این درس مطرح شد، به سادگی می‌توانید حدس بزنید که این اصطلاح معمولاً دارای بار معنایی منفی است و برای مدیرانی به‌کار می‌رود که وارد جزئیات فعالیت‌ها در زیرمجموعه‌ی خود می‌شوند و در آن دخالت می‌کنند.
با کمی جستجو در میان کتاب‌ها و مقالات، به نتیجه می‌رسید که اغلب مقاله‌ها و کتاب‌های کلیدی در زمینه‌ی مدیریت ذره بینی بعد از سال ۲۰۰۰ نوشته شده‌اند.
مقاله‌ی روبرت رایت (Robert Wright) یکی از نخستین مقاله‌های جدی در این زمینه است که در آن به دخالت مدیران فروش در جزئیات کار ویزیتورها و کارشناسان فروش حضوری می‌پردازد (+).
هم‌چنین کتاب My Way or the Highway نوشته‌ی هری چمبرز (Harry Chambers) از جمله معدود کتاب‌هایی است که اختصاصاً درباره‌ی مدیریت ذره بینی نوشته شده است.
نویسنده در مقدمه‌ی این کتاب (منتشر شده در سال ۲۰۰۴) تأکید می‌کند که با وجود استفاده‌ی فراوان از این اصطلاح، در ادبیات رسمی دانشگاهی چندان به این واژه پرداخته نشده است (این عنوان را می‌توان به زبان خودمانی چنین ترجمه کرد: یا به راهی که من می‌گویم برو یا برو به جهنم).
با وجودی که مقالات و مطالعات رسمی دانشگاهی درباره‌ی این رفتار، بیشتر به دو دهه‌ی اخیر محدود است، اما این واژه (بخوانید: این رفتار دردسر آفرین مدیران) قدمت بیشتری دارد.
مراجعه به سرویس Ngrams شرکت گوگل هم این قدمت را تأیید می‌کند:
با این مقدمه، چند مورد از تعریف‌هایی که از اصطلاح مدیریت ذره بینی ارائه شده است را مرور می‌کنیم:
تعریف مدیریت ذره بینی
اگر مدیری هستید که روی تک‌تک جزئیات تمرکز می‌کنید، برایتان مهم است که کپی همه‌ی ایمیل‌ها برایتان ارسال شود و خروجی تیم‌تان به ندرت راضی‌تان می‌کند، شما یک Micromanager (مدیر ذره‌بینی و خرده‌نگر) هستید (+/+).
دخالت مخرب، بیش از حد و نیز به هم ریختن و ایجاد اختلال در فعالیت دیگری، بدون این‌که درخواستی از سوی او مطرح شده باشد (+).
مدیر خرده‌نگر (ذره‌بینی) مدیر دردسرسازی است که به بررسی و نقد کوچک‌ترین تصمیم‌های زیردستان خود می‌پردازد (+).
جدا از این تعریف‌ها، شاخص‌های متعددی هم وجود دارند که می‌توانند نشان دهند یک مدیر به سمت الگوی خُرده‌نگری حرکت کرده است. از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- توجه به مسائل جزئی که اهمیت استراتژیک برای سازمان ندارند (مثلاً مدیر ارشد، تعداد کاغذ‌های مصرف‌شده در دستگاه کپی را می‌شمارد و آمار روزانه‌ی آن را بررسی می‌کند).
- کارمندی که وظایف خود را خوب و درست انجام می‌دهد، به اندازه‌ی کارمندی که سابقه‌ی خطا و بی‌مسئولیتی دارد، زیر ذره‌بین مدیر قرار می‌گیرد.
- در تکراری‌ترین کارها هم، مدیر هم‌چنان نظارت و کنترل خود را حفظ می‌کند.
چرا مدیریت ذره بینی شکل می‌گیرد؟
علت‌های بسیاری را می‌توان برای این رفتار فهرست کرد. موارد زیر تنها بخشی از ریشه‌های شکل‌گیری خرده‌بینی در مدیریت هستند:
- مدیر به همکاران خود اعتماد ندارد (خصوصاً در مورد کسانی که طول مدت همکاری با آن‌ها کوتاه است)
- همکاران، از توانایی‌ها و شایستگی‌های لازم برخوردار نیستند (یا مدیر چنین فکر می‌کند)
- تجربه‌ی نامطلوب از تفویض اختیار به همکاران پیشین
- عدم تناسب اختیارات و مسئولیت‌ها در شرح وظایف (مدیر احساس می‌کند مسئولیت نتیجه فقط با اوست و زیرمجموعه به خاطر نتایج منفی بازخواست نمی‌شوند. پس در تفویض اختیار به دیگران، احتیاط می‌کند)
- سازمان‌هایی که قسمت بالایی هرم آن‌ها چاق است (در چنین سازمان‌هایی تعداد مدیر و ناظر و سرپرست از تعداد کسانی که واقعاً کار می‌کنند بیشتر است و این مدیران، برای این‌که بیکار نمانند، وادار می‌شوند به دخالت‌های افراطی در زیرمجموعه‌ی خود بپردازند)
تبعات مدیریت ذره بینی چیست؟
حدس زدن تبعات این سبک مدیریتی دشوار نیست. به عنوان چند نمونه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاهش امید و انگیزه‌ی اعضای مجموعه
- کاهش خلاقیت در سازمان
- افزایش حجم فعالیت‌های مدیر و خستگی و فرسودگی او در بلندمدت
- مدیر فرصت نمی‌کند به مسائل کلان‌تر و خط مشی‌های اصلی سازمان فکر کند و منابع او (وقت و توجه و سایر منابع) درگیر فعالیت‌های خُرد و عملیاتی می‌شود.
راهکارهای روبرویی با پدیده‌ی مدیریت ذره بینی
نخستین نکته این است که بپذیریم که مدیریت ذره‌بینی وجود دارد.
تمرین و مشارکت در بحث
آیا شما تجربه‌ی مدیریت ذره بینی را داشته‌اید؟ در جایگاه سرپرست بوده‌اید یا گرفتارِ سرپرستی از این دست؟
چه نکات و تجربیات دیگری را می‌توانید به نکات مطرح شده در این درس بیفزایید؟
در شرکت‌های دولتی و ساختارهای لَخت سنتی که مدیر، نمی‌تواند به سادگی افراد ضعیف و ناشایسته را حذف کند، چه راهکارهایی می‌تواند برای کاهش نیاز به مدیریت ذره بینی وجود داشته باشد؟
در جایگاه کارمند، چه روش‌هایی را می‌توانید برای تغییر سبک ذره‌بینی مدیر خود به کار بگیرید؟
The post مدیریت ذره بینی چیست؟ (خرده بینی در مدیریت) appeared first on متمم.
