اگر بخواهیم موضوع مدیریت زمان را در محیط کسب و کار و فضای سازمان بررسی کنیم، یکی از اولین موضوعاتی که به ذهن‌مان می‌رسد، جلسات کاری است.
بسیاری از افراد معتقدند که جلسات، قاتل زمان هستند و می‌توانند ده‌ها مثال بیاورند که جلسات کاری با وجود صرف ساعت‌ها وقت، خروجی چندانی نداشته‌اند.
این مسئله خصوصاً در کشور ما جدی‌تر هم می‌شود. چون کمابیش همهی ما تجربه کرده‌ایم که فرهنگ مذاکره ما، تا حد زیادی غیرمستقیم، غیررسمی و کم‌توجه به زمان است.
این ویژگی‌ها باعث می‌شود که جلسات ما بدون این‌که اثربخشی چندانی داشته باشند، طولانی شوند و حاشیه‌ها و تعارفات و بحث‌های پیش‌بینی‌نشده، بخش قابل‌توجهی از جلسات‌مان را به خود اختصاص دهند.
بر اساس مفروضات بالا، این درس به مدیریت جلسات و مرور چند نکته برای برگزاری یک جلسه کاری موفق اختصاص یافته است.
پیش از طرح این نکات، لازم است بر دو نکته تأکید کنیم.
نکته‌ی اول این‌که اصول برگزاری جلسه بیشتر از جنس تجربه و سلیقه هستند. بنابراین ممکن است شما بعضی از این پیشنهادها را نپسندید یا حتی نادرست بدانید.
نکته‌ی دوم این‌که نگاه متمم در برگزاری جلسه کاری کمی سخت‌گیرانه است و احتمال دارد ترجیح بدهید بر همکاران خود کمی ساده‌تر بگیرید. در این‌جا هم بحث سلیقه مطرح است و ما نمی‌توانیم دیدگاه خودمان را به شما تحمیل کنیم.
اما هم‌چنان امیدواریم مرور فهرست نکات زیر و توجه به برخی از آن‌ها بتواند اثربخشی جلسات شما را افزایش دهد و کمک کند تا از زمان، این منبع محدود و تجدیدناپذیر، بهتر استفاده کنید.
اگر می‌شود جلسه‌ای را برگزار نکرد، آن جلسه را برگزار نکنید
جلسه به ذات خود چیز ارزشمندی نیست.
مهم‌ترین ایراد جلسه این است که به سادگی وقت را می‌سوزاند. وقتی ۵ نفر در یک جلسه‌ی ۳ ساعته شرکت می‌کنند، ۱۵ نفرساعت وقت هدر رفته است و اگر متناسب با این ۱۵ نفرساعت، خروجی ایجاد نشود، به این معناست که جلسه غیرضروری بوده یا بد مدیریت شده است.
بنابراین بهتر است جلسه را، به قول انگلیسی زبان‌ها، Necessary Evil یا شرّ ناگزیر در نظر بگیرید. یعنی زمانی برگزاری یک جلسه را بپذیرید که هیچ گزینه‌ی دیگری وجود نداشته باشد.
به عنوان چند نمونه، موارد زیر می‌توانند جایگزین یک جلسه کاری باشند:
- تماس تلفنی با چند نفر و هماهنگ کردن کارها با آن‌ها (وقتی تعداد اعضای کلیدی جلسه کم است و قرار نیست تبادل‌نظر چندانی اتفاق بیفتد)
- ارسال ایمیل برای چند نفر از همکاران (وقتی جلسه قرار است برای ابلاغ یک موضوع یا سیاست برگزار شود)
- نصب یک وایت بورد روی دیوار شرکت و اعلام این‌که هر کس رد می‌شد، نظراتش را آن‌جا بنویسد (به جای برگزاری یک جلسه نظرخواهی یا به عنوان مقدمه‌ی چنین جلسه‌ای)
اگر می‌شود جلسه‌ای را به شکل دیجیتال و آنلاین برگزار کرد، آن را به شکل فیزیکی برگزار نکنید
ابزارهای برگزاری جلسات به شکل آنلاین، کم نیستند. قرار هم نیست حتماً سراغ ابزارهای گران‌قیمت و تجهیزات سخت‌افزاری برای ویدئوکنفرانس برویم.
گاهی اوقات یک گروه روی واتساپ (یا تلگرام) یا رد و بدل چند ایمیل گروهی (با قرار دادن اسم همهی افراد درگیر در قسمت CC) می‌تواند جایگزین یک جلسه‌ی فیزیکی شود.
ضمن این‌که علاوه بر نرم‌افزارهای پیام‌رسان، راهکارهای نرم‌افزاری فراوانی هم وجود دارند که امکان گفتگوی گروهی و تبادل اسناد را به شکلی جدی‌تر، غنی‌تر و رسمی‌تر ایجاد می‌کنند.
یکی از مزیت‌های مهم برگزاری آنلاین جلسات این است که معمولاً زیاده‌گویی‌های کمتری در آن‌ها انجام می‌شود. مزیت دیگر هم این است که گفته‌ها، همگی ثبت و ضبط می‌شوند و مرور بعدی و استناد به آن‌ها ساده‌تر است.
دستور جلسه بسیار مهم است
هستند کسانی که نوشتن دستور جلسه را کاری تشریفاتی می‌دانند یا حداقل معتقدند که چنین کاری برای جلسات رسمی بسیار بزرگ (مثلاً ۱۰ نفر به بالا) معنا دارد.
اما دستور جلسه برای هر جلسه‌ای می‌تواند مفید باشد. چون حد و حدود جلسه را مشخص می‌کند و می‌تواند برخی از موانع اثربخشی جلسه (مثل حاشیه رفتن و طرح موضوعات نامربوط) را از میان بردارد.
طبیعی است که دستور جلسه می‌تواند بسیار رسمی و به کمک سیستم اتوماسیون به اعضا ابلاغ شود و یا این‌که بسیار غیررسمی در حد یک پیامک برای همه ارسال شود. اما در اصل ماجرا – که ضرورت تدوین و ارسال دستور جلسه است – نباید تردید کنید.
یک نمونه دستور جلسه‌ی متعارف معمولاً شامل موارد زیر است (اصطلاحاً: ارکان جلسه):
- کسانی که در جلسه شرکت خواهند کرد (اگر می‌دانید که کسی به نمایندگی فرد دیگری خواهد آمد، بهتر است ذکر شود)
- زمان آغاز و پایان جلسه و زمانبندی طرح موضوعات
- مکان برگزاری جلسه
- خروجی جلسه (مثلاً: قرار است در پایان در مورد …. رأی‌گیری شود / نسخه‌ی اولیه‌ی دستورالعمل حضور و غیاب کارکنان تنظیم خواهد شد)
- اگر بعضی از اعضا باید از قبل کاری انجام دهند و اصطلاحاً باید مشقی نوشته شود، در دستور جلسه ذکر کنید (خانم … گزارش فروش سه ماه گذشته را خواهند آورد)
در بعضی از سازمان‌ها، دستور جلسه تنظیم می‌شود. اما آن را از قبل برای همه ارسال نمی‌کنند. بلکه در زمان جلسه روی میز در مقابل همهی حاضران قرار می‌‌دهند.
دستور جلسه حتماً باید پیش از جلسه در اختیار تمام شرکت‌کنندگان قرار بگیرد. در غیر این صورت، بخش مهمی از کارکرد خود را از دست خواهد داد.
ضمناً اگر جلسه نسبتاً طولانی است یا تعداد شرکت‌کنندگان زیاد است، شاید مناسب باشد چند دقیقه‌ی اول جلسه را به مرور دستور جلسه اختصاص دهید.
بهتر است دبیر جلسه یا رئیس جلسه از ابتدا تذکر دهند که هر صحبت و بحثی که خارج از دستورجلسه باشد، با تذکر ایشان قطع خواهد شد. نباید کسی احساس کند که می‌تواند حرف‌ها و دردِ دل‌های خود را در طول روز یا هفته جمع کند و با خود به اولین جلسه‌ای که پیش می‌آید، بیاورد.
از نقش دبیر جلسه غافل نشوید
اگر تعداد اعضای یک جلسه، بیشتر از سه یا چهار نفر است، منطقی است یک نفر را به عنوان دبیر جلسه تعیین کنید.
وظیفه دبیر جلسه این است که از اجرای درست فرایند جلسه اطمینان حاصل کند.
با این تعریف، موارد زیر را می‌توان به عنوان وظایف دبیر جلسه در نظر گرفت:
- تهیه فهرست کسانی که باید در جلسه حاضر شوند
- هماهنگی برای انتخاب زمان مناسب جلسه
- تهیه دستورجلسه و ارسال آن برای تمام شرکت‌کنندگان
- سایر پیگیری‌های قبل از جلسه (اطمینان از این‌که لوازم و امکانات و فضای مناسب برای جلسه آماده شده است)
- تعیین زمانبندی جلسه
- کمک به اداره‌ی جلسه
- پیگیری‌های پس از جلسه
در جلساتی که تعداد افراد بیشتر است، مناسب است که نام و اطلاعات دبیر جلسه در دستورجلسه ثبت شود تا همه بتوانند با او هماهنگ شده و پیگیری‌های لازم را از طریق او انجام دهند.
نکته‌ی اول
اگر تعداد افراد در جلسه کم باشد (۴ یا ۵ یا مثلاً ۶ نفر)، می‌توان یکی از افراد اصلی جلسه را همزمان به عنوان دبیر هم منصوب کرد. اما در تعداد بیشتر، منطقی به نظر می‌رسد که دبیر، جدای از اعضای جلسه باشد و صرفاً وظایف دبیر جلسه را انجام دهد.
نکته‌ی دوم
در بسیاری از شرکت‌ها، بخشی از وظیفه‌ی دبیر بر عهده‌ی منشی‌‌ها و مسئول‌دفترها قرار می‌گیرد (مثلاً پیگیری حضور اعضا و پیگیری امضای صورت‌جلسه و اقدامات بعدی). دقت داشته باشید که در چنین مواردی، منشی یا مسئول دفتر باید در تمام مدت جلسه حضور داشته باشد. در غیر این صورت، از اطلاعات و اقتدار کافی برای پیگیری‌های بعدی برخوردار نخواهد بود.
همیشه صورت جلسه بنویسید
همان‌قدر که نوشتن دستور جلسه پیش از جلسه می‌تواند مفید باشد و از بی‌نظمی و پریشانی جلسه جلوگیری کند، نوشتن صورت جلسه پس از جلسه هم می‌تواند تضمینی برای پیگیری بهتر توافق‌ها و تصمیم‌ها باشد.
حتی اگر یک جمع کوچک دو سه نفری هستید، باز هم صورت جلسه بنویسید و نگویید که ما جمع کوچکی هستیم و همهی توافق‌ها در خاطرمان می‌ماند (حداقل خاصیت صورت جلسه این است که به «حافظه‌ی کسب و کار شما» تبدیل می‌شود و پس از چند ماه یا چند سال، می‌توانید روند تغییرات کسب و کارتان را ببینید و ارزیابی کنید).
صورت جلسه گزارشی از توافق‌ها و تصمیم‌ها است و نیز مجموعه‌ای از اقدام‌ها که به افراد مختلف واگذار شده است.
باید چنان صورت جلسه را جدی بگیرید که بتوان آن را در حد سند حل اختلاف به کار برد:
- اگر کاری در صورت جلسه ذکر نشده، بعداً هیچ‌کس حق نداشته باشد به استناد گفته‌های شفاهی جلسه، از کسی انتظار بیشتری داشته باشد.
- همچنین اگر کاری در صورت جلسه ذکر شده، بعداً هیچ‌کس حق نداشته باشد با استناد به گفته‌های شفاهی جلسه، از انجام آن طفره رود.
در سازمان‌های بزرگ، معمولاً نوشتن صورت‌جلسه گرفتار یک فرایند بروکراتیک و زمان‌بر می‌شود. در حدی که پس از پایان جلسه، چیزی به عنوان صورت‌جلسه آماده نیست. بلکه مدیر آن را بعداً به سلیقه‌ی خود تنظیم می‌کند و برای همهی حاضرین می‌فرستد تا امضا کنند.
دقت داشته باشید که حتی اگر فرم رسمی صورت‌جلسه دیرتر آماده می‌شود، مفاد اصلی آن باید در همان مدت جلسه توسط دبیر جلسه تدوین شود و در پایان جلسه خوانده شود.
صورت‌جلسه‌‌هایی که بعد از برگزاری جلسه تنظیم می‌شوند، به تدریج جلسه را بی‌اعتبار می‌کنند و می‌توانند منشاء اختلاف و تعارض باشند.
برای برگزاری جلسات یک آیین نامه بنویسید
تا اسمی از آیین‌نامه به میان می‌آید، احساس می‌کنیم که با یک سازمان عریض و طویل دولتی روبرو هستیم که در آن، برای انجام دادن و ندادن هر کاری، آیین‌نامه و بخشنامه‌ای تنظیم می‌شود.
اما آیین‌نامه‌ی برگزاری جلسات حتی برای یک تیم استارت‌آپی هم می‌تواند مفید باشد.
برخی از نکات این درس را که پسندیده‌اید، می‌توانید در آیین‌نامه بگنجانید. حتماً نکات دیگری هم وجود دارد که به تجربه به آن رسیده باشید و صلاح بدانید که آن‌ها را در آیین‌نامه قرار دهید.
فراموش نکنید که جلسات، ضمن این‌که می‌توانند قلب تپنده‌ی کسب و کار شما باشند، به سادگی می‌توانند به قاتل زمان و مانع اثربخشی هم تبدیل شوند. اگر واقعاً به این نکته باور داشته باشید، در نوشتن آیین‌نامه و ویرایش دائمی آن تردید نخواهید کرد.
مشارکت در بحث
موارد بالا صرفاً نمونه‌هایی از نکاتی بود که – به گمان ما – می‌توانند اثربخشی جلسات را افزایش دهند.
اگر تجربه‌های دیگر و نکات و اصول و ترفندهای دیگری هم می‌دانید که می‌توانند به افزایش کارایی و اثربخشی جلسات سازمانی کمک کنند، خوشحال می‌شویم آن‌ها را با دوستان خود در میان بگذارید.
نوشته مدیریت جلسات | نکاتی برای برگزاری یک جلسه کاری موفق اولین بار در متمم. پدیدار شد.
