پیش نیاز مطالعه درس تعریف برون سپاری
- مطالعه درس خریدن یا ساختن (حتماً ابتدا آن را بخوانید)
از دوستان عزیز متممی انتظار می‌رود پس از مطالعه این درس
- بتوانند برونسپاری را تعریف کرده و مصداقهای برونسپاری را در کسب و کارهایی که در اطراف خود می‌بینند تشخیص دهند.
- بتوانند برخی از مزایا و معایب برونسپاری را شرح دهند.
- هنگامی که بحث برون سپاری فرایندهای کسب و کار یا برونسپاری واحدهای مختلف یک سازمان مطرح می‌شود، فرصت‌ها و تهدیدهای بالقوه‌ی آن را تشخیص داده و این نوع تصمیم‌ها را در سطح پایه، تحلیل کنند.
هنگام صحبت از سوال کلیدیِ خریدن یا ساختن، به این نکته اشاره کردیم که این پرسش، قلمرو گسترده‌ای از مسائل زندگی فردی و سازمانی ما انسان‌ها را در بر می‌گیرد.
از مسائل کوچکی مانند کاشت گل و گیاه در باغچه تا فعالیت‌های بزرگی مانند پروژه تعمیرات اساسی و بازسازی خط تولید یک کارخانه، این سوال مطرح است که بهتر است کار را با توانایی‌ها و امکانات خود انجام دهیم یا این‌که از افراد و مجموعه‌های تخصصی مستقل، بهره بگیریم؟
در این میان، یکی از زیرمجموعه‌های سوال Make or Buy، آن‌قدر در شرکت‌ها و سازمان‌ها مهم و پُرتکرار است که اصطلاحی اختصاصی برای آن در نظر گرفته شده و می‌توان گفت، یکی از تصمیم‌های استراتژیک مدیران محسوب می‌شود: برونسپاری یا Outsourcing.
در این درس به تعریف برونسپاری و فرصت‌ها و تهدیدهای آن می‌پردازیم و انواع مسائل، مشکلات و مزیتهای برونسپاری را بررسی می‌کنیم.
آن‌چه در ادامه می‌خوانید:
- تعریف برون سپاری چیست؟
- توضیح چند اصطلاح در برون سپاری
- چه فرایندها و فعالیت‌هایی برونسپاری می‌شوند؟
- فرصت‌ها و مزایای برون سپاری
- تهدیدها و معایب برون سپاری
- آیا سپردن کار به شرکت‌های زیرمجموعه، برونسپاری محسوب می‌شود؟
تعریف برون سپاری چیست؟
شاید بتوان گفت ساده‌ترین تعریف برون سپاری به شکل زیر است (+):
برونسپاری فرایندی است که طی آن، کالا و خدمات مورد نیاز، به جای تولید و توسعه در درون سازمان، از تأمین‌کنندگان بیرونی تهیه می‌شود.
تعریف های رایج دیگر از برونسپاری هم کمابیش به توصیفات مشابهی پرداخته‌اند (+):
هر گاه یک کسب و کار، منابع مورد نیاز خود برای دستیابی به اهداف تجاری خود را از بیرون تهیه کند، درگیر فرایند برونسپاری شده است.
این شکل از تعریف برونسپاری، ساده و زیبا و قابل درک است. قابل درک از این جهت که در آن، دقیقاً خود اصطلاحِ برون سپاری توصیف می‌شود: سپردن به بیرون (یا Outsourcing به معنای Sourcing از Outside).
اما نقطه ضعف مهمی هم در این نوع تعریف‌های ساده وجود دارد: آن‌ها مفهوم برونسپاری را بسیار گسترده تعریف کرده‌اند. در حدی که مثلاً اگر در شرکتی، یک عدد کلید یدک از درب ورودی لازم باشد و ساختن آن را به کلیدساز بدهید، بر اساس این نوع تعریف‌ها، برونسپاری انجام داده‌اید.
در حالی که قاعدتاً هیچ‌کس، تأسیس واحد کلیدسازی داخل شرکت‌ها را، حتی در حد یک گزینه هم در نظر نمی‌گیرد.
بنابراین ما در بحث برونسپاری متمم، فرض زیر را در نظر می‌گیریم:
همین پیشنهاد متمم به تنهایی، می‌تواند بخش مهمی از ابهام‌ها را کاهش داده و گستردگی بی‌نتیجه‌ی تعریف را از بین ببرد. اما اگر علاقه‌مند هستید تعریف‌های بیشتری از برونسپاری را ببینید، احتمالاً دو تعریف زیر برایتان جذاب خواهند بود:
برون سپاری یعنی این‌که ریسک و مسئولیت انجام یک وظیفه یا خدمت را به یک مجموعه‌ی دیگر واگذار کنیم.
تعریف مورد اشاره در دو کتاب Offshore و Outsourcing for Dummies
برون سپاری یعنی تصمیم گیری درباره‌ی مرزهای یک مجموعه و به تبع آن، انتخاب فعالیت‌ها و فرایندهایی که اجرای آن‌ها به بیرون مجموعه سپرده می‌شوند.
فصل ۱.۱۴ از کتاب IT Outsourcing
با وجود تنوع و تفاوت تعریف‌ها، اگر آن‌ها را کنار هم بگذارید، تصویر قابل‌قبولی از مفهوم برونسپاری در ذهن‌تان شکل می‌گیرد.
چند اصطلاح مرتبط با برون سپاری
با توجه به این‌که اغلب تعریف‌های برون سپاری، چندپهلو هستند، متخصصان این حوزه ترجیح داده‌اند خانواده‌ای از واژه‌ها و اصطلاحات مرتبط را در صحبت‌ها و نوشته‌های خود به‌کار بگیرند تا ابهام مفهوم برونسپاری، به حداقلِ ممکن کاهش پیدا کند.
در این‌جا چند مورد از اصطلاحات را با هم مرور می‌کنیم:
In-house / Insourcing / In-sourcing
اصطلاح In-source (که در چند سال اخیر به صورت تک‌واژه‌ی Insource نیز نوشته می‌شود) نقطه‌ی مقابل Outsource است. به این معنا که کار یا فعالیتی را که برون سپاری شده یا می‌تواند برون سپاری بشود، با امکانات درون مجموعه‌ی خود، انجام دهیم.
واژه‌ی In-house هم، در همین فضا به‌کار برده می‌شود (گاهی اوقات، برخی نویسندگان، دو اصطلاح In-house و In-source را تفکیک می‌کنند و برای هر کدام، ویژگی‌هایی در نظر می‌گیرند؛ اما در غالب نوشته‌ها و مقالات، این دو واژه مترادف فرض می‌شوند).
برون سپاری فرایندهای کسب و کار یا BPO
شاید بتوان گفت اصطلاح BPO یا Business Process Outsourcing زمانی فراگیر شد که هندی‌ها، از این اصطلاح برای توصیف فعالیت‌های عملیاتی که به آن‌ها واگذار می‌شد استفاده کردند.
هند از دهه‌ی ۹۰ میلادی، همیشه گزینهی جذابی برای برونسپاری پروژه های نرم‌افزاری بوده است و بسیاری از شرکت‌های بین‌المللی از جمله شرکت‌های آمریکایی، با هدف کاهش هزینه‌ها، طراحی و توسعه نرم‌افزارهای خود را به شرکت‌های هندی برونسپاری کرده‌اند.
اما در دهه‌های اخیر، هند علاوه بر برون سپاری پروژه ها کوشید کشورهای دیگر را به برون سپاری فرایندها نیز ترغیب کند.
بهترین مثال در این زمینه، برون سپاری فرایندهای مربوط به مراکز تماس (Call Centers) است. فرایندهای مرکز تماس (مثلاً برای پاسخ‌گویی فنی به مشتریان یا پیگیری مشکلات مشتریان ناراضی) از جنس پروژه نیستند که زمان آغاز و پایان مشخصی داشته باشند.
بنابراین وقتی فرایندهای کسب و کار به شرکتی دیگر برون سپاری می‌شود، اگر آن شرکت وظیفه‌ی خود را به شکل درست انجام دهد، یک فعالیت اقتصادی بلندمدت شکل گرفته است.
امروزه، گردش مالی مربوط به برون سپاری فرایندهای سازمانی (BPO) در سطح جهان، کاملاً با گردش مالی برون سپاری پروژه های فناوری اطلاعات قابل مقایسه است و هند در هر دو زمینه، از جمله کشورهای پیش‌تاز محسوب می‌شود (+).
Offshore
اصطلاح Offshore برای برونسپاری به خارج از مرزهای یک کشور، به کار می‌رود.
مثلاً وقتی یکی از خودروسازان ایرانی، تولید یک قطعه از خودرو را به شرکتی در کشور چین برون سپاری می‌کند، برای توصیف این تصمیم از اصطلاح Offshoring یا Offshore Outsourcing استفاده می‌شود.
اصطلاح دیگری هم در کنار Offshore رایج است که شاید آن را خوانده یا شنیده باشید: Nearshore (یا Nearshore Outsourcing).
وقتی یک کسب و کار، فعالیت خود را به کشوری نزدیک (معمولاً در همان قاره) برونسپاری می‌کند، از اصطلاح Nearshoring استفاده می‌شود.
به عنوان مثال، برونسپاری تولید قطعات الکترونیکی توسط یک شرکت آمریکایی به یک شرکت چینی، Offshoring محسوب می‌شود. اما وقتی یک شرکت کره‌ای، بخشی از فعالیت خود را به یک شرکت چینی برونسپاری می‌کند، Nearshoring انجام شده است.
باز هم لازم به تأکید است که همه‌ی این فعالیت‌ها ماهیت Outsourcing دارند و به‌کار بردن اصطلاح Outsource برای همه‌ی آن‌ها درست است.
اما مهم است که بقیه‌ی اصطلاحات را هم بدانید تا هنگامی که آن‌ها را در جایی می‌خوانید یا می‌شنوید، برایتان ناآشنا نباشند.
چه کارهایی برون سپاری می‌شوند؟
پاسخ این پرسش، ساده نیست.
گاهی اوقات چنین می‌گویند که: «برون سپاری باید با هدف ارزش آفرینی انجام شود.»
به زبان ساده، برون سپاری باید در نهایت برای مشتریان کسب و کار، ارزش ایجاد کند و باعث شود که آن‌ها، در ازاء همان هزینه‌های قبلی (ریالی و غیرریالی)، دستاوردهای بیشتری داشته باشند.
این تعریف، قطعاً درست است. اما مسئله این‌جاست که تشخیص مصداقهای برون سپاری ارزش آفرین، چندان ساده نیست.
با نگاه حسابداری، برون سپاری هر فعالیت یا فرایندی که در بیرون یک سازمان، می‌تواند با کیفیتی مشابه و هزینه‌ای کمتر انجام شود، اقتصادی و توجیه‌پذیر است.
اما نباید ملاحظات استراتژیک را در برون سپاری فراموش کنیم. این مسئله آن‌قدر مهم است که گاه متخصصان مدیریت ترجیح می‌دهند به جای اصطلاح عمومی برون سپاری از اصطلاح کامل‌تر برون سپاری استراتژیک استفاده کنند.
برون سپاری استراتژیک (Strategic Outsourcing)
در برون سپاری استراتژیک، دغدغه‌ی اصلی، مدیریت منابع و تخصص بهینه منابع است.
به عبارت دیگر، وقتی یک کسب و کار درک می‌کند که شایستگی های کلیدی‌اش چیست و چه کاری را بهتر از رقبا انجام می‌دهد، ممکن است تصمیم بگیرد بخشی از فعالیت‌های دیگر را برون سپاری کند تا منابعش بر روی توانمندی‌های واقعی‌اش سرمایه‌گذاری شود.
چه بسا برون سپاری فرایندها و فعالیت‌ها، در نگاه سطحی حسابداری، هزینه‌های شرکت را افزایش دهد؛ اما در برون سپاری استراتژیک، استفاده از فرصت‌های کلیدی و تمرکز روی شایستگی‌ها و توانمندی‌های اصلی، آن‌قدر ارزش آفرین است که ممکن است حتی این شکل از برون سپاری را نیز توجیه‌پذیر کند.
بنابراین سوال کلیدی در برون سپاری استراتژیک را می‌توان به صورت زیر بیان کرد:
البته ملاحظات و فاکتورهای دیگری هم در انتخاب گزینهی برونسپاری دخیل می‌شوند.
در ادامه‌ی درس، پس از آشنایی با مزایا و معایب برون سپاری، بهتر می‌توانیم در مورد مفید یا نامناسب بودن تصمیم‌های برونسپاری قضاوت کنیم.
فرصت ها و مزیت های برون سپاری
بسته به این‌که چه نوع فعالیتی را برونسپاری کنید و چه نوع مکانیزم و قراردادی را برای برونسپاری به‌کار بگیرید، مزایا و فرصت‌های متفاوتی در اختیار شما قرار خواهند گرفت.
بنابراین آن‌چه در این درس مطرح می‌شود، صرفاً چند نمونه از مزایای بالقوه‌ی برونسپاری است:
انعطاف‌پذیری بیشتر و چابکی سازمان
افزایش انعطاف‌پذیری را می‌توان یکی از بزرگترین مزایای برونسپاری دانست.
شرکت‌هایی که برونسپاری را به عنوان یک سیاست، جدی نمی‌گیرند و آن را همواره به عنوان یک گزینه، روی میزشان ندارند، به تدریج بزرگ‌تر و چاق‌تر می‌شوند.
سرمایه‌ی آن‌ها، به دستگاه‌ها، تجهیزات و توسعه‌ی غیرضروری منابع انسانی تخصیص پیدا می‌کند و در رویارویی با چالش‌های استراتژیک، تغییرات محیطی و بحران‌های اقتصادی، از انعطاف‌پذیری و چابکی کافی برخوردار نیستند. به عنوان مثال، این نوع شرکت‌ها:
- در بحران‌ها و رکود اقتصادی، زودتر از رقبای خود وادار به تعدیل نیروی انسانی می‌شوند (تعدیل نیروی انسانی، جدای از کاهش روحیه و انگیزه‌ی همکارانِ باقی‌مانده، روی تصویر شرکت در بازار نیز تأثیر منفی می‌گذارد).
- در تغییرات استراتژیک، دیرتر می‌توانند خود را با شرایط جدید تطبیق دهند و گرفتار لختیِ استراتژیک می‌شوند. وقتی روی وضعیت موجود سرمایه‌گذاری سنگین انجام داده باشید، به سادگی نخواهید پذیرفت (و نخواهید توانست) که وضعیت با تغییرات محیطی تطبیق دهید.
مشارکت در بحث
شما چه تجربه‌هایی (مثبت یا منفی) در برون سپاری داشته‌اید؟
آیا نمونه‌هایی از مزایا و معایب مطرح شده را تجربه کرده‌اید؟
چه تجربه‌های دیگری داشته‌اید که می‌توانند مکمل نکات مطرح شده در درس باشند؟
The post برون سپاری چیست؟ | مزایا و معایب و مشکلات برون سپاری appeared first on متمم.
